文書作成の秘訣

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。
でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。
実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。
そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。
文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。
今回が最終回です。

第6回
見出しで区切ろう

まいったなあ、今度は先輩に「お前の報告書は読むのに時間がかかる。パッと読めるようにしろ」って言われちゃった。報告内容はずいぶん整理して簡潔に書いたつもりなんだけど。どうすればいいんだろう?

では、整理して簡潔に書いた報告書がどんなものか見てみましょう。

革新技術展示会 出展報告書

201X.5.20
マーケティング部 高橋太郎

革新技術展示会への出展結果と今後の予定を報告いたします。
展示会は5月15日〜17日に開催されました。場所は東京ビッグサイトです。
出展製品は、いい夢ミエール1型です。
来場者数は3日間で1357名でした。
アンケート結果は、興味がある 80%、試用したい 50%、興味がない 20%でした。
今後の対応としては、興味がある来場者に製品説明資料を送付します。また、試用したい来場者には試用申込方法をご案内します。

以上

確かに、簡潔にまとめられていますね。

そうでしょう? これ以上、パッと読めるようにしろ、と言われてもなあ。そんなこと難しすぎるでしょ?

ところが、そうでもないのです。ちょっと直してみましょう。

革新技術展示会 出展報告書

201X.5.20
マーケティング部 高橋太郎

革新技術展示会への出展結果と今後の予定を報告いたします。
開催日
 

 5月15日〜17日

場所  

 東京ビッグサイト

出展製品  

 いい夢ミエール1型

来場者数  

 1357名(3日間合計)

アンケート結果  

 興味がある 80%

試用したい 50%  

 興味がない 20%

今後の対応  

 興味がある来場者に製品説明資料を送付
 試用したい来場者に試用申込方法をご案内

以上

いかがですか。これならパッと理解できますね。見出しを立てて情報を区切るのがポイントです。
書類は文章で書かなければいけないということはありません。情報が的確に伝わればいいのです。
上の例では、本文を字下げしています。これは、見出しを目立たせるためです。太字にしただけでも目立ちますが、本文を字下げするとさらに目立ちます。見出しが左へ突き出している形になるからです。

なるほどなあ。行数は増えてるけど、内容はパッと把握できるね。文章を考えなくていいので楽なのもいいな。

この場合は、下のように表形式にすることもできますね。

革新技術展示会 出展報告書

201X.5.20
マーケティング部 高橋太郎

革新技術展示会への出展結果と今後の予定を報告いたします。

開催日

5月15日〜17日

場所

東京ビッグサイト

出展製品

いい夢ミエール1型

来場者数

1357名(3日間合計)

アンケート結果

興味がある 80%
試用したい 50%
興味がない 20%

今後の対応

興味がある来場者に製品説明資料を送付
試用したい来場者に試用申込方法をご案内

 

これは、見た目は表ですが、第4回で説明した「比較の表」とは異なります。第4回の表は情報をマトリクスで整理していますが、これはそうではありません。
左の列は「見出し」と同じで、右の列は「本文」と同じです。見出しと本文を「縦に並べる」か「横に並べる」かの違いだけです。どちらも「情報を見出しで区切っている」という点では同じなのです。
このように「見出しで区切る」という方法は、報告書だけでなくいろいろな書類に応用できます。ぜひ試してみてください。

本文が短いときは表形式のほうがコンパクトにできるかな。でも、本文が長くなるときは小見出しの下に本文を書くほうがいいかも。ケースバイケースですね。どちらにしても、これで先輩にダメ出しされないで済むぞ。

まとめ 〜箇条書きのポイント〜
  • 情報を見出しで区切ると、パッと理解できる
  • 表形式にする方法もある

本文を読む前に見出しで「テーマ(何についての説明か)」や「要点」がわかると、脳への負担が激減します。それがパッと理解できることにつながります。
見出しで読者の注意を引きたい(脳への刺激を増やして興味を持たせたい)のなら、疑問形の見出しにする方法があります。ただし、ビジネス文書では不適切な場合があるので慎重にどうぞ。
(例)

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