文書作成の秘訣

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。
でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。
実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。
そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。
文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。

第5回
改行や空白の行で区切ろう

まいったなあ、今日は先輩に「お前のメールはゴチャゴチャしていて読みにくい。もっと読みやすくなるように工夫しろ」って言われちゃった。工夫しろと言われても、メールではできることが限られているし。どうすればいいんだろう?

メールは、テキスト(文字)だけで伝えることが多いですね。そして、文字色は黒だけ、文字サイズはみな同じ、行間もみな同じ、ということがほとんどですね。レイアウトやデザインで読みやすくしにくいわけです。
でも、少し工夫するだけで読みやすくすることができます。次の例を見てみましょう。

宇宙食品(株) 鈴木様
いつもお世話になっております。地球食材(株) 田中です。
新商品の食材に関する打ち合わせですが、8月15日(火) 13時〜15時 弊社A会議室ではいかがでしょうか。お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。
御社の参加者氏名をお知らせください。受付に手配をしておきます。 どうぞよろしくお願いいたします。

文章を読むと特に問題ないように思えます。一文は短く、表現も簡潔ですね。
しかし、ゴチャゴチャした感じがありますね。なぜでしょう?

これは、ボクがいつも書いているメールとそっくりだ。先輩に「ゴチャゴチャした感じがする」って言われたけど、確かにそうだな。人のメールだとよくわかる。
でも、どこがいけないんだろう?

では、ちょっと手を入れてみましょう。

宇宙食品(株) 鈴木様
いつもお世話になっております。
地球食材(株) 田中です。
新商品の食材に関する打ち合わせですが、
以下ではいかがでしょうか。
8月15日(火) 13時〜15時 弊社A会議室
お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。
弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。
御社の参加者氏名をお知らせください。
受付に手配をしておきます。

どうぞよろしくお願いいたします。
どうですか、少しスッキリしたと思いませんか。
このように一文ごとに改行すると、それだけで読みやすくなります。
また、日時・場所という重要事項を独立した文にしたのも、パッと見たわかりやすさにつながっていますね。一文も短くなっています。
さらに、「新商品の食材に関する打ち合わせですが、」の後ろでも改行しています。文が長いと感じたときには、文の途中の区切りがよい箇所で改行するのも効果があります。

う〜ん、確かに前よりスッキリして読みやすくなった気がする。
でも、まだ少しゴチャゴチャした感じがする・・・
自分の書いたメールだと感じないのに(笑)

確かに、まだゴチャゴチャした感じが残っていますね。
では、もう少し手を入れてみましょう。

宇宙食品(株) 鈴木様

いつもお世話になっております。
地球食材(株) 田中です。

新商品の食材に関する打ち合わせですが、
以下ではいかがでしょうか。

8月15日(火) 13時〜15時 弊社A会議室

お試しいただきたい食材のサンプルを何種類か準備いたします。
弊社からは、開発の山田、営業の佐藤も同席いたします。

御社の参加者氏名をお知らせください。
受付に手配をしておきます。

どうぞよろしくお願いいたします。
いかがですか。ずいぶん読みやすくなったと思いませんか。
空白の行をいくつか追加しただけです。文は変えていません。

本当だ! ずいぶん読みやすくなった気がする。空白の行を追加すると、こんなに読みやすくなるんだね。

重要なのは、「内容が変わるところ」に空白の行を入れることです。たくさん入れればいい、というわけではないので気をつけましょう。逆に、読みにくくなってしまいます。

なるほど。空白の行をうまく入れると、こんなに効果があるんだね。簡単だから、さっそく試してみよう!

まとめ 〜箇条書きのポイント〜
  • メールでは、文が終わったら改行する
  • 文が長いと感じたら、文の途中の区切りがよい箇所でも改行する
  • ところどころに空白の行を入れる
  • 空白の行は、「内容が変わるところ」に入れる
  • 不適切なところには入れない

人間が情報を知覚する際の「情報のまとまり」を認知心理学では「チャンク」と言います。
情報のまとまり(チャンク)と視覚的なまとまりとが一致していると、脳は内容を把握しやすい、ということがわかっています。

文の終わりで改行したり、「内容が変わるところ」に空白の行を入れたりすることは、情報のまとまり(チャンク)ごとに視覚的にも分けることになります。それが、わかりやすさにつながります。

内容のまとまりごとにもっとはっきり分けたいときには、記号(●、◆、■など)だけの行を入れる方法があります。メールでは違和感があることが多いですが、一般の文書では効果的な場合があります。

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