次回の公開は、
[2017年10月下旬]です。

文書作成の秘訣

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。
でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。
実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。
そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。
文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。

第3回
カッコやテンをうまく使おう

まいったなあ、また先輩に「お前の文章はあいまいな表現が多い。もっと明確に書け」って言われちゃった。自分ではかなり明確に書いたつもりだけどなあ。何がいけないんだろう?

第1回では「文を短くする」こと、第2回では「箇条書きにする」ことをお伝えしました。これらを心がけるだけでも、かなり明確な文章になります。
さらに、ひとつひとつの文を書くときに、カッコやテン(読点)をうまく使うと、よりいっそう明確になります。たとえば、次の文を見てみましょう。

特許出願中のAI OMEGA-Jを組み込んだ独自サービスのご案内

あいまいなところがいくつかありますね。どんな点でしょうか?

「AI OMEGA-J」ってあるけど、これが名前なのかな? あと、特許出願中なのは、AI OMEGA-J? それとも独自サービス? どっちとも取れるよね。

そうですね。短い文なのに、2つの意味にとれる箇所が2つもありますね。書いている本人はわかっているので、「読者には」2つの意味にとれる、ということに気づきにくいのです。
まず、名称(固有名詞)です。これはカッコを使って「区切る」と明確になります。

全体が名称の場合 → 「AI OMEGA-J」
そうではない場合 → AIの「OMEGA-J」

仕事でよく使う固有名詞の中には、カッコで区切るとよいものがあります。固有名詞だということを明確にするためです。資料名、技術名、製品名、サービス名などがそうです。常にカッコ付きだと目障りなときは、最初だけカッコを付けるのでもいいでしょう。
さて次に、「特許出願中」なのは「OMEGA-J」なのか「独自サービス」なのかはっきりさせましょう。
方法は簡単。下のようにテン(読点)を追加するだけです。赤字が追加したテンです。

特許出願中の、「AI OMEGA-J」を組み込んだ独自サービスのご案内

これだと特許出願中なのは「独自サービス」ですね。

特許出願中の「AI OMEGA-J」を組み込んだ、独自サービスのご案内

こちらだと特許出願中なのは「AI OMEGA-J」ですね。
このように、テン(読点)を使うと、どの部分を説明しているのかがはっきりします。

実は、もっとよい方法があります。それは第1回でやったように、説明する部分を切り出して、「文を分ける」方法です。これだと文が短くなり、もっと楽に読めます。

「AI OMEGA-J」を組み込んだ独自サービスのご案内
※「AI OMEGA-J」は特許出願中

または

AIを組み込んだ独自サービスのご案内
※AIの名称は「AI OMEGA-J」、特許出願中

なるほど。列挙するときは箇条書きか!
簡単にできるし、効果抜群だね。

まとめ 〜箇条書きのポイント〜
  • 固有名詞はカッコで明確に
  • 修飾語の係り受けはテン(読点)で明確に
  • ただし、テン(読点)には頼り過ぎない

カッコは「視覚的に明確に区切る」という効果があります。そのため、強調するときにも使えます。
(例)弊社は「明治元年」創業です。
また、見出しに付けると、それが見出しだということが明確になります。
(例)【注意】
    ≪補足≫
テン(読点)は、「一文の中を切る」という効果があります。どこで切るかで、まったく異なる意味になるので気をつけましょう。有名な例にこんなのがあります。
(例)ここで、はきものを脱いでください
   ここでは、きものを脱いでください

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