次回の公開は、
[2017年10月下旬]です。

文書作成の秘訣

社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。
でも、がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。
実は、わかりやすくするのは意外と簡単。ちょっとしたコツを知っていればOKです。
そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。
文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。

第2回
箇条書きにしよう

まいったなあ。今日も先輩に「お前の日報はわかりにくい。内容をもっと整理しろ」って言われちゃったよ。伝えたいことはちゃんと書いてあるんだけどなあ。何がいけないんだろう?

一文の中にたくさんのことを詰め込むと、読むのに疲れるだけでなく、関係性がわかりにくくなります。
たとえば、次の文を見てみましょう。

今日は、会員登録と、退会処理、登録済み会員の確認作業について教えてもらった後で、DM発送と見積書作成について、〇〇さんの指示を受けて復習しました。

第1回で「一文を短く」がコツだと言いましたね。まずは短くしてみましょう。

今日は、会員登録と、退会処理、登録済み会員の確認作業について教えてもらいました。その後、DM発送と見積書作成について、〇〇さんの指示を受けて復習しました。

これで少しわかりやすくなりましたね。でも、まだスッキリとしません。最初の文に「教えてもらいました」とありますが、何を教えてもらったのかがわかりにくいですね。


えーと、教えてもらったのは、「会員登録」「退会処理の確認作業」「登録済み会員の確認作業」の3つなんだ。
あれ? 読み方によっては、「会員登録」は教えてもらったのでなく業務として実施したようにも見えるぞ。それに「退会処理」は「確認作業」とは関係ないようにも見えるな。う〜ん、どうすればいいんだろう。

このように、いくつかのことを列挙するときこそ、箇条書きの出番です。 最初の文は、箇条書きを使えば次のようにすっきりと書けますね。「会員登録」のあとに「作業」をつけたほうが表現を統一できていいですね。
こうすると、教えてもらったことが縦に並ぶので3つだということがパッとわかります。

今日は、次の作業について教えてもらいました。
・会員登録作業
・退会処理の確認作業
・登録済み会員の確認作業

同じように箇条書きにすると、二つめの文は次のようになりますね。

その後、〇〇さんの指示を受けて、次の業務を復習しました。
・DM発送
・見積書作成

これなら、教えてもらったことが3つ、復習したことが2つあることがパッとわかります。
箇条書きの大きな利点は、改行によって、「一文が明確に区切れる」ことに加え、「文が縦に並ぶ」ことです。

なるほど。列挙するときは箇条書きか!
簡単にできるし、効果抜群だね。

まとめ 〜箇条書きのポイント〜
  • 一文を短くできる
  • 列挙するときに効果的
  • 縦に並ぶので数がパッと把握できる
  • 表現の不統一に気づきやすい
  • 順番や個数を強調したいときは、番号付きの箇条書きを使おう

箇条書きがわかりやすい理由の一つは、文が縦に並んでいることです。これは「視覚的に」整理されているということになります。
また、箇条書きは、箇条書きの前の一文で概要を説明し、箇条書きの部分で具体的内容を表します。つまり、概要→具体、の流れで説明していることになります。これもわかりやすい理由の一つです。
「区切る」という観点では、文頭に付ける記号も区切りを強化していると言えます。

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